5 стереотипов об автоматизации бизнеса

В бизнесе существует множество стереотипов и ложных убеждений. В сфере автоматизации бизнеса они также есть и часто препятствуют росту предприятия, эффективному использованию ресурсов и прозрачному учету деятельности. Мы собрали основные стереотипы, с которыми имеем дело почти каждый день, и попробовали их опровергнуть.
 
Стереотип # 1
Автоматизация - только для бухгалтерского учета, управленческий учет невозможно автоматизировать.
 
Опровержение:
Любое предприятие, неважно, малое или большое, состоить из функциональных подразделений:
  • управление финансами, бухгалтерия;
  • продажи;
  • маркетинг;
  • производство;
  • транспортная и складская логистика;
  • управление и другие.
 
Автоматизировать можно деятельность всех подразделений компании, не ограничиваясь бухгалтерским учетом. Управленческий учет - это процесс сбора, накопления и анализа данных, интерпретация и представление финансовой и производственной информации, которая является основой для принятия руководством оперативных и стратегических решений. Управленческий учет основывается на данных оперативного и бухгалтерского учета. Поэтому, понимая механизмы построения данных, можно автоматизировать и управленческий учет.
 
Стереотип # 2
Системы автоматизации - только для сокращения расходов.
 
Опровержение:
 
Комплексная автоматизация дает возможность решить важные для бизнеса задачи и достичь желаемых результатов. Автоматизация позволяет не только сокращать расходы, но и:
  • организовывать оперативный учет деятельности предприятия;
  • готовить документы для клиентов и партнеров (счета, акты, коммерческие предложения),
  • рассчитывать рентабельность заказов;
  • рассчитывать себестоимость готовой продукции / услуг;
  • повышать эффективность работы персонала за счет автоматизации повторяющихся рутинных операций / задач;
  • оптимизировать затраты на логистику;
  • безопасно хранить данные - работник имеет доступ только к той информации, с которой ему нужно работать;
  • быстро получать отчетность о состоянии дел в компании;
  • контролировать большие массивы информации;
  • быстро принимать решения в типовых ситуациях;
  • параллельно решать несколько задач.
 
Стереотип # 3
Автоматизация нужна только крупным компаниям, а небольшие могут обойтись и без нее.
 
Опровержение:
 
Рутинные и трудоемкие операции можно автоматизировать и в небольших компаниях. Это позволит им высвободить время на задачи, непосредственно связанные с основной деятельностью компании и генерацией дохода. Автоматизация позволит эффективнее использовать рабочее время и компетенции работников, минимизировать негативное влияние человеческого фактора, повысить качество обслуживания клиентов и тому подобное.
 
Даже малые предприятия могут автоматизировать бухгалтерский учет, управление проектами, маркетинг, продажи и управления взаимоотношения с клиентами. Небольшое производство, как и большое, также требует расчета себестоимости готовой продукции, и эту трудоемкую операцию можно выполнять благодаря программному обеспечению.
 
Стереотип # 4
Системы автоматизации дорогие и не факт, что окупятся.
 
Опровержение:
 
Системы автоматизации подбираются под различные различные бизнес потребности, есть  узкоспециализированные решения и решения для комплексной автоматизации, которые, конечно, отличаются в цене. Для малого бизнеса существуют бесплатные решения. Мы, например, можем предложить Битрикс24 Проект в качестве CRM-системы и инструмента для управления проектами и УНФ Микро для учета хозяйственной деятельности частного предпринимателя.
 
Программное обеспечение - это актив предприятия, оно увеличивает его капитализацию; приобретение программного обеспечения - инвестиция, которая принесет свои результаты в виде более системного прозрачного бизнеса.
 
Стереотип # 5
Автоматизация наладит мои бизнес процессы и решит все проблемы.
 
Опровержение:
 
Так должно быть, именно для этого и затевается автоматизация. Однако, прежде чем начинать внедрение системы автоматизации, нужно проделать колоссальную работу по анализу текущего состояния предприятия, проанализировать и оптимизировать процессы, чтобы не автоматизировать те, что сейчас неэффективны. Часто незнание бизнес процессов приводит к непониманию того, какие операции наиболее ресурсозатратные и в первую очередь требуют оптимизации или автоматизации.
 
Перед началом проекта необходимо определить, какие результаты должны быть получены после внедрения системы автоматизации. Только в случае такой тщательной подготовки мечта о решении задач одной кнопкой приблизится к реальности.