Оформление расчетов с подотчетными лицами в "Управление торговлей"

В данной статье рассматриваются методы оформления документов 1С:Підприємство, связанные с учетом взаиморасчетов с подотчетными лицами в программе Управление торговлей для Украины, редакция 3.1.
 

Какой справочник применим для хранения данных о перечне подотчетных лиц?

Отдельный справочник для хранения информации о подотчетных лицах в программе не предусмотрен. Список подотчетных лиц ведется в справочнике Физические лица. При необходимости список физических лиц, являющихся подотчетниками, можно объединить с помощью группы "Подотчетники".
 

Какими документами отразить выдачу денежных средств подотчетнику?

Операция выдачи денежных средств подотчетному лицу оформляется документом Расходный кассовый ордер с установленным видом операции Выдача подотчетнику. Сумма может быть выдана из любой кассы организации, в любой выбранной валюте.
 
Расходный кассовый ордер
 
В случае перечисления подотчетных сумм по безналичному расчету, оформляется документ Списание безналичных ДС с видом операции Выдача подотчетнику.
 
Списание средств
 
Следует иметь ввиду, что если выдача подотчетных сумм произведена в валюте, то и отчитаться по подотчетным суммам можно только в валюте.
 
Рассмотрим следующий пример. Подотчетному лицу были выданы две суммы: 1000 гривен и 200 долларов. Подотчетное лицо истратило 1200 гривен и 180 долларов. В этом случае должно быть составлено два авансовых отчета: один – в гривнах, а другой – в долларах. По первому отчету у подотчетного лица будет перерасход 200 гривен, а по второму отчету подотчетное лицо должно вернуть 20 долларов.
 

Каким документом оформить покупку товарно-материальных ценностей за выданные подотчетнику денежные средства?

Данная операция отражается с помощью документа Поступление товаров и услуг с выбранным видом операции Закупка через подотчетное лицо.
 
Поступление товаров и услуг
 
Товарно-материальные ценности, покупаемые подотчетником, вносятся на закладке Товары по факту. Вид операции и данные о подотчетном лице заполняются на закладке Дополнительно. При оформлении авансового отчета суммы, израсходованные подотчетным лицом на покупку товарно-материальных ценностей, будут учтены на закладке Закупка. Для автоматического заполнения документами поставки, которые были оформлены на выбранного подотчетника, можно использовать кнопку Заполнить по остаткам. 
 
 
Авансовый отчет
 
Так же оформление авансового отчета возможно непосредственно из документа Приход товаров и услуг. Для этого необходимо выбрать функциональную кнопку Создать на основании.
 
Поступление товаров
 
При проведении авансового отчета будет автоматически зарегистрировано уменьшение долга подотчетника на сумму купленных у поставщика товарно-материальных ценностей.
 
 

Каким документом отражается расход выданных подотчетных сумм для оплаты поставщикам за поставленные ими ранее товарно-материальных ценностей (работ, услуг)?

Для отражения данной операции используется документ Авансовый отчет. Данные о суммах, оплаченных подотчетником поставщикам отражается на закладке Оплата поставщикам. С помощью кнопки Подобрать по остаткам, программа предложит выбрать необходимого поставщика для заполнения данных о всех документах прихода от него.
 
Авансовый отчет создание
 
Авансовый отчет
 
При нажатии кнопки Перенести в документ эта информация будет перенесена в документ Авансовый отчет. После проведения документа Авансовый отчет сумма задолженности перед поставщиком уменьшится на сумму авансового отчета.
 

Каким документом отражаются расходы на командировочные, проезд, бензин и прочее?

Данные операции оформляются документом Авансовый отчет. Информация вводится на закладке Прочие расходы. Для анализа расходуемых подотчетником затрат необходимо указать статью расхода. Статья расхода определяет, каким образом будут распределены данные затраты. Например, эти затраты могут быть распределены на конкретное подразделение или организацию.
 

Как отразить возврат неизрасходованных денежных средств от подотчетника?

Возврат денежных средств может быть оформлен как наличными так и безналичными денежными средствами. Данная операция проводится документами Приходный кассовый ордер и Поступление безналичных ДС соответственно, с указанием вида операции Возврат от подотчетника. В документе Приходный кассовый ордер необходимо указать тот документ, на основании которого были выданы денежные средства подотчетнику (Расходный кассовый ордер). Подотчетное лицо имеет право вернуть денежные средства только в той валюте, в которой ему была оформлена выдача денежных средств.
 
Поступление безналичных денежных средств
 

Как отразить выдачу денежных средств подотчетнику в случае перерасхода денежных средств?

Эта операция отражается документом Расходный кассовый ордер. Документ можно вводить на основании авансового отчета, согласно которого был оформлен перерасход денежных средств. Выдача денежных средств должна отражаться в валюте авансового отчета. Денежные средства могут быть также перечислены на расчетный счет подотчетного лица. В этом случае на основании авансового отчета оформляется документ Списание безналичных ДС с видом операции Выдача подотчетнику.
 
Расходный ордер
 

Каким отчетом воспользоваться для получения полной информации о взаиморасчетах с подотчетником?

Полную информацию о взаиморасчетах с подотчетником можно получить в отчете Остатки денежных средств (раздел Финансы).
 
Остатки денежных средств
 
 
Рубрика: