5 стереотипів про автоматизацію бізнесу

В бізнесі існує безліч стереотипів та помилкових переконань. В сфері автоматизації бізнесу вони також є і часто стають на заваді росту підприємства, ефективному використанню ресурсів та прозорому обліку діяльності. Ми зібрали основні стереотипи, з якими маємо справу мало не щодня, і спробували їх спростувати. 
 
Стереотип # 1
Автоматизація - тільки для бухгалтерського обліку, управлінський облік неможливо автоматизувати. 
 
Спростування: 
 
Будь-яке підприємство, неважливо, мале чи велике, складається з функціональних підрозділів:
  • управління фінансами, бухгалтерія;
  • продажі;
  • маркетинг;
  • виробництво;
  • транспортна та складська логістика;
  • управління та інші.
 
Автоматизувати можна діяльність усіх підрозділів компанії, не обмежуючись бухгалтерським обліком. Управлінський облік – це процес збору, накопичення та аналізу даних, інтерпретація та представлення фінансової та виробничої інформації, яка є основою для прийняття керівництвом оперативних та стратегічних рішень. Управлінський облік базується на даних оперативного та бухгалтерського обліку. Тож, розуміючи механізми побудови даних, можна автоматизувати і управлінський облік.   
 
Стереотип # 2
Системи автоматизації - тільки для скорочення витрат.
 
Спростування:
 
Комплексна автоматизація дає можливість вирішити важливі для бізнесу завдання та досягти бажаних результатів. Автоматизація дозволяє не лише скорочувати витрати, а й:
  • організовувати оперативний облік діяльності підприємства;
  • готувати документи для клієнтів та партнерів (рахунки, акти, комерційні пропозиції),
  • розраховувати рентабельність замовлень;
  • розраховувати собівартість готової продукції/послуг;
  • підвищувати ефективність роботи персоналу за рахунок автоматизації повторюваних рутинних операцій/завдань;
  • оптимізовувати витрати на логістику;
  • безпечно зберігати дані – працівник має доступ лише до тієї інформації, з якою йому потрібно працювати;
  • швидко отримувати звітність про стан справ у компанії;
  • контролювати великі масиви інформації;
  • швидко приймати рішення в типових ситуаціях;
  • паралельно вирішувати декілька завдань.
 
Стереотип # 3
Автоматизація потрібна лише великим компаніям, а невеликі можуть обійтися без неї.
 
Спростування:
 
Рутинні та трудомісткі операції можна автоматизувати і в невеликих компаніях. Це дозволить вивільнити час на завдання, що безпосередньо пов’язані з основною діяльністю компанії та генерацією доходу. Автоматизація дасть можливість ефективніше використовувати робочий час та компетенції працівників, мінімізувати негативний вплив людського фактору, підвищити якість обслуговування клієнтів тощо.
 
Навіть малі підприємства можуть автоматизувати бухгалтерський облік, управління проектами, маркетинг, продажі та управління взаємовідносини з клієнтами. Невелике виробництво, як і велике, також потребує розрахунку собівартості готової продукції, і ці трудомістку операцію можна виконати завдяки програмному забезпеченню.  
 
Стереотип # 4
Системи автоматизації дорогі і не факт, що будуть окупними.
 
Спростування:
 
Системи автоматизації обираються під різні бізнес потреби, є вузькоспеціалізовані рішення та рішення для комплексної автоматизації, які, звичайно, різняться у вартості. Для малого бізнесу існують безкоштовні рішення. Ми, наприклад, можемо запропонувати Бітрікс24 Проект у якості CRM-системи та інструменту для управління проектами та УНФ Мікро для обліку господарської діяльності приватного підприємця. 
 
Програмне забезпечення – це актив підприємства, який збільшує його капіталізацію; придбання програмного забезпечення - інвестиція, яка принесе свої результати у вигляді більш системного  прозорого бізнесу.     
 
Стереотип # 5
Автоматизація налагодить мої бізнес процеси і вирішить всі проблеми.
 
Спростування:
 
Так повинно бути, саме для цього і затівається автоматизація. Однак, перш ніж розпочинати впровадження системи автоматизації, потрібно виконати колосальну роботу з аналізу поточного стану підприємства, проаналізувати та оптимізувати процеси, аби не автоматизувати ті, що наразі неефективні. Часто незнання бізнес процесів приводить до нерозуміння того, які операції - найбільш ресурсовитратні і в першу чергу потребують оптимізації чи автоматизації. 
 
Перед початком проекту потрібно визначити, які результати мають бути отримані після впровадження системи автоматизації. Тільки у випадку такої ретельної підготовки мрія про вирішення завдань однією кнопкою наблизиться до реальності.