Оформлення і облік розрахунків з підзвітними особами

У даній статті розглядаються методи оформлення документів 1С:Підприємство, пов'язані з урахуванням взаєморозрахунків з підзвітними особами в програмі "Управління торгівлею для України", редакція 3.1.
 

Який довідник застосовується для зберігання даних про перелік підзвітних осіб?

Окремий довідник для зберігання інформації про підзвітних осіб у програмі не передбачений. Список підзвітних осіб ведеться в довіднику Фізичні особи. При необхідності список фізичних осіб, які є підзвітними, можна об'єднати за допомогою групи "Підзвітні особи".
 
 

Якими документами відобразити видачу грошових коштів підзвітній особі?

Операція видачі грошових коштів підзвітній особі оформляється документом Видатковий касовий ордер з встановленим видом операції Видача підзвітній особі. Сума може бути видана з будь-якої каси організації, в будь-якій обраній валюті.
 
Видатковий касовий ордер
 
У разі перерахування підзвітних сум за безготівковим розрахунком оформляється документ Списання безготівкових ГК з видом операції Видача підзвітній особі.
 
Списання коштів
 
Слід мати на увазі, що якщо видача підзвітних сум проведена в валюті, то і відзвітувати за підзвітними сумами можна тільки у валюті.
 
Розглянемо наступний приклад. Підзвітній особі було видано дві суми: 1000 гривень і 200 доларів. Підзвітна особа витратила 1200 гривень і 180 доларів. В цьому випадку має бути складено два авансові звіти: один - в гривнях, а інший - в доларах. По першому звіту у підзвітної особи буде перевитрата 200 гривень, а за другим звітом підзвітна особа повинна повернути 20 доларів.
 
 

Яким документом оформити покупку товарно-матеріальних цінностей за видані підзвітній особі грошові кошти?

Дана операція відображається за допомогою документа Надходження товарів і послуг з обраним видом операції Закупівля через підзвітну особу.
 
Надходження товарів і послуг
 
Товарно-матеріальні цінності, що купуються підзвітними особами, вносяться на закладці Товари за фактом. Вид операції і дані про підзвітну особу заповнюються на закладці Додатково. При оформленні авансового звіту суми, витрачені підзвітною особою на покупку товарно-матеріальних цінностей, будуть враховані на закладці Закупівля. Для автоматичного заповнення документами поставки, які були оформлені на обрану подзвітну особу, можна використовувати кнопку Заповнити по залишкам.
 
 
Авансовий звіт
 
Так само оформлення авансового звіту можливо безпосередньо з документа Прихід товарів і послуг. Для цього необхідно вибрати функціональну кнопку Створити на підставі.
 
Надходження товарів
 
При проведенні авансового звіту буде автоматично зареєстровано зменшення боргу підзвітнї особи на суму куплених у постачальника товарно-матеріальних цінностей.
 
 

Яким документом відображається витрата виданих підзвітній особі сум для оплати постачальникам за поставлені ними раніше товарно-матеріальні цінності (роботи, послуги)?

Для відображення цієї операції використовується документ Авансовий звіт. Дані про суми, сплачені підзвітною особою постачальникам, відбивається на закладці Оплата постачальникам. За допомогою кнопки Підібрати по залишках, програма запропонує вибрати необхідного постачальника для заповнення даних про всіх документах приходу від нього.
 
Авансовий звіт створення
 
Авансовий звіт
 
При натисканні кнопки Перенести в документ ця інформація буде перенесена в документ Авансовий звіт. Після проведення документу Авансовий звіт сума заборгованості перед постачальником зменшиться на суму авансового звіту.
 
 

Яким документом відображаються витрати на відрядження, проїзд, бензин та інше?

Дані операції оформляються документом Авансовий звіт. Інформація вводиться на закладці Інші витрати. Для аналізу підзвітних витрат необхідно вказати статтю витрат. Стаття витрати визначає, яким чином будуть розподілені дані витрати. Наприклад, ці витрати можуть бути розподілені на конкретний підрозділ або організацію.
 
 

Як відобразити невитрачені грошові кошти від підзвітної особи?

Повернення грошових коштів може бути оформлено як готівкою, так і безготівковими коштами. Дана операція проводиться документами Прибутковий касовий ордер і Надходження безготівкових ГК відповідно, із зазначенням виду операції Повернення від підзвітної особи. У документі Прибутковий касовий ордер необхідно вказати той документ, на підставі якого було видано кошти підзвітній особі (Видатковий касовий ордер). Підзвітна особа має право повернути грошові кошти тільки в тій валюті, в якій йому була оформлена видача грошових коштів.
 
Надходження безготівкових коштів
 
 

Як відбразити видачу грошових коштів підзвітній особі у випадку перевитрати грошових коштів?

Ця операція відображається документом Видатковий касовий ордер. Документ можна вводити на підставі авансового звіту, згідно з яким була оформлена перевитрата коштів. Видача грошових коштів повинна відображатися у валюті авансового звіту. Грошові кошти можуть бути також перераховані на розрахунковий рахунок підзвітної особи. У цьому випадку на підставі авансового звіту оформляється документ Списання безготівкових ГК з видом операції Видача підзвітній особі.
 
Видатковий ордер
 
 

Яким звітом скористатися для отримання повної інформації по взаєморозрахунках з підзвітною особою?

Повну інформацію про взаємні розрахунки з підзвітними особами можна отримати в звіті Залишки коштів (розділ Фінанси).
 
Залишки грошових коштів